Arsip

“Arsip” berasal dari bahasa Belanda, archief. Menurut Armosudrdjo (1982, 157-158), archief dalam bahasa Belanda memiliki beberapa pengertian berikut ini:

  • Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip: bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.
  • Kumpulan teratur, dari bahan-bahan kearsipan tersebut.
  • Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri.

Dalam bahasa Inggris, arsip dinyatakan dengan istilah file, yang berasal dari bahasa Latin filum yang berarti tali atau benang. Karena pada awalnya orang-orang Inggris menyatukan warkat dengan cara mengikatnya dengan tali atau benang.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, file dapat diartikan sebagai:

  • semacam lemari berlaci yang dipakai untuk menyimpan berkas-berkas
  • sekelompok warkat sama jenisnya yang disimpan terpisah dari kelompok-kelompok lainnya dalam lemari arsip. Misalnya foreign file, untuk menyimpan/mengelompokkan jenis warkat surat menyurat dengan perseorangan/organisasi di luar negeri
  • arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan. Misalnya central file (arsip pusat)

Istilah warkat diserap dari kosa kata bahasa Arab, warqat yang artinya surat. Dewasa ini istilah warkat berkembang menjadi setiap lembaran yang berisi keterangan, mempunyai arti dan kegunaan. The Liang Gie (1979, 17) memberikan pengertian bahwa warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk keperluan perekam ingatan. Dalam bahasa Inggris warkat dikenal dengan istilah record.

Pembahasan lebih lanjut untuk istilah lain arsip, yaitu file dan record, akan dibahas lebih lanjut pada artikel berikutnya.

Rencana posting berikutnya:

Pengertian arsip

  • Pengertian Arsip Menurut Asal Katanya (Bagian Kedua)
  • Menurut Undang-Undang Nomor Prp. 19 Tahun 1961
  • Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971
  • Menurut Seminar Dokumentasi/Arsip Kementerian-kementerian
  • Menurut Lembaga Administrasi Negara

 

Semua kegiatan pengurusan arsip yang meliputi kegiatan-kegiatan penciptaan arsip, penyimpanan (filling) dan penemuannya kembali (finding), penyelamatan (pengamatan), dan penyusutan arsip (penyerahan, pemindahan, permusnahan), jika kita melihat berdasarkan pengertian-pengertian arsip dan kearsipan tidaklah sama sebab arsip menunjukan kepada bendanya sedangkan kearsipan (filling) menunjukan kepada kegiatannya.
Menurut fungsinya arsip dapat di bedakan menjadi 2 (dua) golongan yaitu:
1. Arsip Dinamis
2. Arsip Statis
● Arsip Dinamis ialah Arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan pekerjaan.
Arsip dinamis dibagi 2 (dua) kelompok yaitu:
– Arsip dinamis aktif adalah arsip yang masih diperlukan terus menerus dalam pelaksanaan kegiatan administrasi.
– Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah berkurang
● Arsip Statis ialah arsip yang sudah tidak diperlukan lagi dalam penyelenggaraan pekerjaan dan mempunyai nilai informasi tinggi disimpan di Arsip Nasional.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s