Jenis sistem kearsipan elektronik

Jenis sistem kearsipan elektronik

  1. 1.      Indofile Electronic Filing System

Indofile merupakan Sistem Manajemen Dokumen secara elektronik berbasiskan sistem operasi Microsoft Windows 95/98/2000/NT menggunakan Bahasa Indonesia dalam pengoperasian Indofile dirancang untuk membantu mengatur dan mengelola segala jenis dokumen baik dalam bentuk kertas maupun digital (computer file) agar dapat dengan mudah didata dan cepat dicari kembali.

Dengan fasilitas Sistem Workflow, Indofile membantu mempercepat pendistribusian, penelusuran, pengontrolan dan pengarsipan aneka dokumen secara elektronik antar komputer maupun melalui saran ajaringan internet dimanapun berada guna menghasilkan kecepatan akses informasi perusahaan dalam menyongsong era teknologi kantor tanpa kertas(paperless office)

Dua fungsi utama pengelolaan dokumen secara terpadu tercakup dalam Indofile yaitu meliputi :

  • Surat menyurat elektronik (E-mail) dan fasilitas workflow.
  • Sistem kearsipan elektronik (electronic filing system)

Filing sistem adalah suatu rangkaian kerja yang teratur yang dapat dijadikan pedoman untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Filing sistem wilayah (geografis) ialah suatu sistem filing arsip melalui pengklasifikasian surat/warkat berdasarkan daerah atau letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau alamat surat. Biasanya pada perusahaan multinasional yang memiliki cabang di dalam dan di luar negeri ataupun yang memiliki cabang/perwakilan dibeberapa lokasi/daerah. Seperti : bank, asuransi, dan otomotif, dll.

Nilai guna arsip menurut perusahaan

The Liang Gie (1979: 215) mengemukakan 6 nilai dari arsip:

  1. Nilai administrasi (administrative value)
  2. Nilai hukum (legal value)
  3. Nilai keuangan (fiscal value)
  4. Nilai penelitian (research value)
  5. Nilai pendidikan (educational value)
  6. Nilai dokumentasi (documentary value).

Nilai Guna Arsip berdasarkan kepentingan

a)                  Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip.

Nilai guna primer meliputi:

Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.

Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.

Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut

transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.

Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

 

b)                   Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional.

Nilai guna sekunder, juga meliputi:

Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu

Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya.

 

 

 

FUNGSI ARSIP

  1. Sebagai bahan informasi dalam pengambilan keputusan dan penentuan kebijaksanaan
  2. Sebagai alat pertanggungjawaban , baik tanggungjawab moral maupun finansial
  3. Sebagai pusat ingatan
  4. Sebagai alat pembuktian yang otentik;
  5.  Sebagai ukuran tertib tidaknya suatu organisasi
  6.  Sebagai bahan penelitian ilmiah
  7.  Sebagai pedoman kerja.

 

Peralatan Kearsipan

Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebahagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya, Peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari:

  1. Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap folio, Stopmap bertali (portapel), map jepitan (snelhechter), map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik dirak atau lemari, bukan di dalam filing cabinet dan posisi penempatannya bias tegak. Sedangkan Stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung (bila yang dipakai snelhechter gantung) di dalam filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena dapat memuat banyak lembaran arsip.

 

  1. Folder, merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi tidak dilengkapii dengan jepitan. Biasanya folder dilengkapi dengan tab, yaitu bagian yang menonjoll dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.

 

  1. Guide, adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kodekode, tanda-tanda atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu sendiri.Jumlah guide yang diperlukan dalam sistem filing adalah sebanyak pembagian pengelompokan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk menempatkan tajuk (heading) subyek utama (main subyek), guide kedua untuk menempatkan sub-subyek, guide ketiga untuk yang lebih khusus lagi, demikian seterusnya.

 

  1. Filing Cabinet (file cabinet), adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiiki gawang untuk tempat rnenyangkutkan folder gantung (bila arsip ditampung dalam folder gantung). Filing cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang berlaci tunggal, berlacii ganda, horizontal plan file cabinet, drawer type filing cabinet, lateral filing cabinet, dsb.

 

  1. Almari Arsip, adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip. Bentuk dan jenisnya bervasi, namun berkas atau arsip yang disimpan dalam almari arsip sebaiknya disusun/ditata secara vertical lateral (vertikal berderet kesamping), sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan arsip yang disusun ditata di dalam rak arsip.

 

  1. Berkas Kotak (Box file), adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip (warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya dipergunakan untuk menyimpan arsip yang sejenis, atau yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya berkas kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal (vertikal berderet ke samping).

 

  1. Rak Arsip, adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan dirak susun secara vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju kekanan, dan seterusnya kebawah.
  2. Rotary Filling, adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).

 

  1. Cardex (Card Index) Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartukartu yang akan disipan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat.

 

  1.  File yang dapat dilihat (Visible reference record file) Visible reference record file adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang bentuknya berupa leflet, brosur, dan sebagainya.

 

 

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s